没有第二次机会:第一次就把现场活动做好

任何现场活动的成功都取决于五个核心要素:人, the plan, the technology, the venue, and the audience; they all intersect to either make or break an event. 虚拟与会者的增加带来了更大的挑战, 因为你必须为室内和室外的人制作事件. 关键是要使用正确的技术，让现场观众和虚拟与会者很容易接触到，并为他们提供高质量和有价值的体验.

 

根据我的经验，我可以告诉你最好是好的!

 

在过去20年的现场活动中, 我学到了很多事情是如何走向正确和错误的, 从好到坏, 而且越来越糟. 大多数问题都是由那些被忽略的事情引起的:没有在清单上的任务或者没有授权的任务. 他们要么悄悄靠近你，要么在你面前爆炸，我们都知道什么是危险的. 就像他们在现场活动行业说的那样，“你只有在上一场演出中表现得好。.”

 

通过适当的计划和清晰的沟通，你可以避免大多数问题. 最好的节目是那些每个人都知道该怎么做的节目，所以节目顺利结束. 无论你是在工作室还是在现场，如果你想要成功，同样的规则也适用. 成功的关键是你带着一个计划，并强烈劝阻客户不要在最后一刻做出破坏性的改变. 他们可能觉得这没什么大不了的，但你知道的.

 

 

与你的客户保持一致，让他们在截止日期和财务承诺上达成一致. 让他们了解现场活动的要求. 大多数客户不熟悉他们需要什么技术，但他们知道他们想要的结果. 你的工作就是告诉他们他们需要什么，因为你知道在任何情况下什么是最好的. 从你的客户那里获得尽可能多的关于他们活动的信息，这样你就可以推荐合适的套餐来满足他们的需求和预算.

 

确定您是否需要多台摄像机而不是单台摄像机制作. 解释它们的区别——以及为什么你可能需要更多的相机, lighting, set design, multiple microphones, and additional crew. 如果你的客户的目标是网络直播，并创建一个高质量的视频档案, 对于他们来说，如果每次只有一个演讲者，而不是进行小组讨论，他们更容易理解需求是不同的.

 

对于每个实时事件，都有可以应用于生产的各种模板. 虽然每种设置都是不同的，但在空间允许的情况下，可以遵循一些标准.

 

大多数现场活动都在礼堂、会议室、会议中心或舞厅举行. 带着一个关于如何设置你的技术区域的游戏计划进入每个地点, 每个车站在哪里, 什么需要连接到什么. 此外，要确保有备用设备和人员，以防出现技术或物理问题. 不要忘记在现场测试你的网络直播.

 

让每个人都保持一致的最好方法是准备一份会议记录, schedule, 和生产总结，包括每一个细节，涵盖整个生产. 给所有人一份作为参考, 在演出前召开一个制作会议，让所有团队都能协调一致.

 

 

Go into each show with a scripted game plan; ideally, 这将是展示文档的详细运行，它将映射出展示流程. Your plan should also include setup diagrams that show signal flow; floor plans that show the room layout and location of AV, cameras, lighting, catering; and any other documents such as webcast information, call sheets, production schedules, 以及船员和客户都要遵循的清单.

 

 

 

当你开始增加额外的摄像头时，很容易超出预算, 无线麦克风, 上网和断电. However, 最大的成本超支来自于没有正确估计产生事件所需的实际时间. In most cases, 劳动力将是你最大的成本, 如果你不考虑加班(甚至加班)，你就有可能超出预算. 拥有合适的人员比例对于按时完成和预算是至关重要的.

 

 

你知道的越多，做得就越好，而最好的方法就是练习. 除了演讲者能够练习点击幻灯片和适应环境之外, 你需要了解他们的转变, cues for videos, music, camera angles, and blocking, 还有展览的开幕和闭幕方式. 您的演示者是否需要在音乐上行走，需要在屏幕上显示图形，或者需要互联网接入? 有播音员或VOG吗? How will Q&A be handled? 最好提前把这些都想清楚，并和你的主持人和工作人员一起排练. If time permits, 试着把剧组人员召集起来开个节目流程会议, 然后和剧组一起进行技术彩排, 然后和每个主持人一起排练. Beginnings, middles, and ends, 还有过渡, video rolls, lighting changes, 每个音频和视频提示都要排练.

 

 

至少提前8周进行一次现场调查，检查数据和a /V端口, 照明电源要求, 索具吊顶高度, 还有窗户和门，用来遮挡光线和噪音. 随身携带数码相机、卷尺和连续性测试仪. 知道你的位置是防止失败的最好方法. 你不仅可以评估空间, but you also get to meet the people who manage the venue; ultimately, 他们是支持你和你的作品的人.

 

有些场馆会让你带上自己所有的装备, 不收取任何买断费, 但也有其他场馆在灯光和音响方面拥有独家使用权. 它甚至可以在当地国际戏剧舞台员工联盟(IATSE)工会的管辖范围内, 你还需要雇佣工会成员. 如果你是制片人，最好找一个能处理酒店合同的会议策划人. 这样，您就可以专注于AV和活动制作. 但一定要和场地交朋友，包括内部的AV和宴会工作人员. 别忘了你是在他们家里，他们是你成功的关键伙伴. 网站调查最重要的两个方面是获取情报和建立关系.

 

 

在现场勘测之后，你将有所有正确的测量来创建空间的平面图. Most hotel event managers will have software that allows them to draft a floor plan to scale; if possible, 在你开始自己的事业之前，你应该先问清楚. That way, 你就可以放置AV设备了, lighting, 以及空间内部和周围的视频部门. 您可以确定摄像机的音频和灯光将在哪里，以及AV团队将如何与酒店宴会工作人员在同一空间内工作.

 

 

 

只要有可能，和一个你了解和信任的团队一起工作，他们了解你的业务. 达到目标的最好方法就是和你信任的人在一起, 在该领域的专业人士和专家, 还有你可以信赖的人. 人际关系对你的过程至关重要. 完成工作的关键是授权和尊重专家意见.

 

你需要依靠你的团队成员来完成他们的工作, sometimes, 去承担你的责任, 当你被叫去处理客户问题和处理最后一刻的变化时. 你的现场活动有这么多活动环节, 你不能事无巨细地管理或跟踪每个部门的每一个细节. 你的团队将是那些额外的眼睛和耳朵，发现任何问题，最终把工作做好. 冗余的人员和技术是至关重要的，设备故障是应该预料到的. 备份你的备份确实在紧要关头挽救了一天.

 

 

You may be producer, director, technical director, 甚至还有摄像师, 或者你也可以雇佣一整个团队. If you have a crew, 最好将其分解为各个独立的部门，这些部门为了共同的目标一起工作，即制作一个现场活动. 每个部门都有一个部门主管和一个工程组成部分.

 

以下是主要部门和工作人员:

照顾好你的船员很重要. 带些零食和足够的水来保持精力充沛, 而且一定要为剧组长时间的摄制安排膳食预算. 这是让他们开心和保持警惕的最好方法. Also, 如果你没有和会议策划人一起工作, 确保你有经济型酒店的房间，供工作人员在会场过夜. 

 

 

如果您是事件生产者，您确实需要直接与主客户端进行通信. 大多数高管和专业演讲者都有处理人员或沟通人员为他们撰写材料并维护他们的信息. 他们雇佣行政人员直接支持他们并维持他们的日程安排, 以及各种各样的报道人员, directors, managers, and, well, you get the point. 你和主要客户之间是有层次的，最终，他们就是你为之工作的人. 你是否在计划活动的后勤, 识别技术需求, working on content, 或者估算预算, 所有的事情都是从主要客户的需求出发的.

 

如果你能和主要客户见面，你就能省下很多工作, well in advance, 讨论舞台和展示风格. 和所有的处理者, 你得到了很多经过过滤的信息，浪费了很多时间来浏览这些层. 从事AV和现场活动业务超过20年, 我和成千上万的人一起工作过, 包括高级管理人员, government officials, doctors, lawyers, middle managers, frontline staff, motivation speakers, techies, artists, musicians, actors, and the like. 通过所有这些相互作用, 我逐渐认识到，最重要的是与演讲者直接沟通.

 

 

现场直播就是现场直播! 没有重来的机会! 从舞台上掉下来, 遥控器坏了, 视频的问题, 死链接是很常见的, 但这些都是可以避免的. 你不可能预见一切, 这就是为什么预演你能预见的事情很重要吗. 技术彩排和人才彩排是成功现场活动的关键. 房地产行业的口头禅是“位置、位置、位置”.我遵循AV咒语，“排练，排练，再排练。.” 

 

 

Video village, as it’s called, 视频部在哪里, 要么在后台，要么在邻近的地方. 这是导演, 技术总监/切换操作员, producer, engineer, graphics team, projectionist, 和网络广播或视频会议制作人驻留. 这是你设备的中枢神经系统, 信号流和分布, connectivity, interactive tools, 还有很多很多的电缆. 如果你正在制作一个网络直播, your video department will look like a remote TV studio; essentially, that’s what it is.